¿Qué es SAP y para qué sirve?

En algún momento de tu vida empresarial habrás escuchado hablar de sistema SAP y de ERP. Entre otras definiciones, habrás oído o leído que es un sistema funcional para todo tipo de compañías —grandes, medianas y pequeñas— y que con su uso es muy probable que la tuya marque la diferencia frente a la competencia.

 

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El nombre se ha designado por una empresa alemana que fue fundada en el año 1972. Esta empresa fue fundada por antiguos empleados de la IBM. Desde el momento de su creación al día actual, cuando se refieren al dispositivo, usan el nombre de la compañía Alemana SAP. En honor a sus creadores. Las funciones de SAP funcionan prácticamente en casi todos los ámbitos laborales que conforman una empresa.

Es por esto, por lo que, esta compañía se ha convertido en la quinta compañía más grande y líder en el software ERP. Esto se debe a lo acelerado que ha sido su desarrollo como empresa.

Se que en algún momento de tu vida como emprendedor has escuchado hablar del sistema SAP este sistema tan funcional para compañías grandes, medianas y pequeñas. Es de esas herramientas que tienen el poder de dejarte con una sensación de querer saber más y es por eso por lo que hoy te hablare de ¿qué es? ¿cuáles son sus funciones? Y ¿para qué sirve el software de gestión ERP SAP? Si estas son algunas de tus inquietudes, ¡no dejes de leer, presta atención, que lo bueno acaba de comenzar!

Pero, también es posible que te hayan surgido varias dudas:

  • ¿Qué es SAP?
  • ¿Qué es ERP?
  • ¿Son lo mismo SAP y ERP?
  • ¿Cuáles son sus funciones?
  • ¿En qué y cómo puede beneficiar a mi negocio?

En este artículo vamos a darle respuesta a esas inquietudes y te explicaremos por qué el programa SAP es, a día de hoy, una apuesta por el futuro para tu compañía.

¿Qué es SAP?

Para saber qué es SAP primero necesitamos saber que es ERP, así que hagamos un poco de historia para ponernos en contexto y después pasar a ver cuáles son sus características y funcionalidades.

SAP son las siglas en alemán (por una vez el inglés no tomó la delantera) de Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (literalmente Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamientos de datos) y que, podríamos traducir al español como Aplicaciones de Software y Productos.

Como decimos, viene del alemán porque fueron varios exempleados alemanes de IBM quienes, en 1972, crearon esta empresa.

Por otro lado, el sistema que usa SAP es el conocido como ERP (Enterprise Resource Planning) o Planificación de Recursos Empresariales.

Así que, por resumir y aclarar, SAP es el nombre de la empresa que desarrolló por primera vez un ERP. La importancia de SAP ha sido tan grande desde entonces que para referirnos a cualquier ERP se suelen usar las siglas de SAP.

De hecho, en la actualidad los grandes desarrolladores a nivel mundial son Microsoft, Oracle y, como venimos diciendo, SAP.

Es un sistema funcional que permite a las empresas puedan administrar de forma eficaz sus sistemas de recursos humanos, productivos y logísticos, etc. Es por esta misma razón que este software se utiliza en casi todas las funciones de una empresa.

El sistema SAP se relaciona efectivamente con el sistema ERP (planificación de recursos empresariales), porque son sistemas informáticos de gestión de informaciones de logística, inventario, envíos, producción y contabilidad. Es por esto, por lo que, uno de sus mayores beneficios de la utilización de este sistema en empresas es que, este también puede cubrir las necesidades de la empresa y de los clientes. A su vez, es capaz de proporcionar las herramientas que los clientes pueden llegar a necesitar en su debido momento.

Funcionalidades de SAP ERP

Como habrás podido deducir por todo este embrollo de siglas, SAP ERP no es otra cosa (y no es poco) que un software que permite administrar eficazmente casi todos los departamentos de una empresa, desde los recursos humanos hasta la producción, la logística, las ventas, la contabilidad, el inventario, etc.

Por eso se habla de módulos SAP, porque es programa está pensado para trabajar en todos los aspectos involucrados en la gestión empresarial.

Al ser un sistema modular (y, además, de código abierto) permite una personalización total, esto es, que se puede programar para cubrir las necesidades específicas de cada negocio en función de su tamaño, del nicho empresarial en el que se desenvuelva… En definitiva, que se puede usar en cualquier sector y obtener los mismo beneficios.

Esto es una gran noticia sobre todo para las pequeñas y medianas empresas, ya que pueden contar con el mismo nivel de gestión que, por ejemplo, una multinacional. Da igual el tamaño, porque SAP sea adapta a tu empresa, y no al revés.

SAP

Técnicamente, la eficacia de SAP se consigue porque aglutina toda la información de la empresa en una sola base de datos que se actualiza y se puede consultar en tiempo real.

Antiguamente, los programas de gestión destinaban una base de datos para cada departamento, que después debían actualizarse independientemente y cruzar los datos para obtener información relevante para cada departamento en particular y la empresa en general.

Al estar todo unificado y actualizado instantáneamente, el empresario sabe en todo momento qué está pasando en su empresa, si se han pagado las nóminas, si hay un pedido en marcha, si un cliente está esperando, cómo está el almacén… en fin, todo lo que se necesita saber para controlar los gastos y los ingresos y controlar los beneficios.

Además, que sea un software modular también implica que puede ser mucho más económica su implantación, porque, al estar divido por módulos cada empresa decidirá qué módulos necesita, porque puede que no le haga falta tener el módulo de almacén si no almacena productos, o el de logística si no realiza envío o, incluso, el de gestión de personal si esta tarea la tiene encomendada a una empresa externa que se encarga de los recursos humanos de la empresa.

Entre la multitud de módulos SAP que podemos usar están:

  • Inversiones
  • Tesorería y control financiero
  • Logística y distribución
  • Gestión de materiales y almacenaje
  • Gestión de servicios
  • Ventas Gestión de proyectos
  • Calidad y Atención al Cliente
  • Producción y Fabricación
  • Recursos Humanos
  • Contabilidad…

Ventajas y desventajas de SAP

Estas son alguna de las ventajas más destacadas de SAP:

Simplicidad: Es un programa que resulta fácil de manejar por los empleados sin contar con muchos conocimiento técnicos. Con una formación muy básica se le puede sacar todo el rendimiento.

  • Flexibilidad: Ya lo vimos en el apartado de los módulos, pero, además, el programa permite la creación de reglas con el fin de detectar fallos y errores.
  • Actualización: Aunque que el programa cuente con actualizaciones constantes sea una ventaja para estar al día, corregir errores y, sobre todo, en cuanto a seguridad, también puede ser una desventaja debido a los costes de estas actualizaciones.
  • Costes: De nuevo estamos ante una ventaja o una desventaja, dependiendo del tipo de empresa y de su tamaño. Cuántos más módulos SAP necesitemos mayor será el coste de instalación y actualización. Pero, por otro lado, si solo usamos aquellos realmente imprescindibles no tiene por qué ser así.

Curso SAP

Después de todo lo visto, ya sea como emprendedor o profesional del sector de las nuevas tecnologías, convertirte en experto en SAP puede marcar la diferencia en tu empresa o en tu trabajo.

Como profesional, hacer un curso SAP te abrirá las puertas a un nuevo mercado laboral en una disciplina en la que cada día es más necesario contar con personal cualificado.

Como emprendedor, un curso SAP —ya sea para ti o para formar a tu plantilla— hará que tu empresa (grande, mediana o pequeña) sea más competitiva, eficaz y, por lo tanto, obtenga mejores rendimientos.

¿Qué más aporta un programa como SAP en la administración de una empresa?

Este a su vez, es un sistema de código abierto, enlatado y modular. Así que podemos decir que SAP, también es:

  • Un sistema a medida: ¿Y esto que significa? Esto lo que quiere decir es que, son sistemas hechos a medida para un cliente en particular. De igual forma puede tener imprevistos y el detalle de un precio un poco elevado por el proceso de fabricación que conlleva, puedes tener la garantía de satisfacción. Lo que quiere decir que, satisfacen las necesidades del cliente, esto de una forma positiva al tratarse de empresas de mediana o pequeño tamaño.
  • Un sistema enlatado: Es una característica de este tipo de software de sistema SAP que se define por su capacidad. En sí, se refiere a los sistemas que están dentro de las empresas que son los que fabrican este tipo de software y no van dedicados en si a un cliente en particular, sino mas bien, a cumplir las necesidades de un mercado. Por lo general, este tipo de software se comercializa mediante la venta de su licencia.
  • Código abierto: Como te imaginarás, al tratarse de un programa de código abierto, este necesita códigos para su programación. Este tipo de sistemas (SAP) maneja grandes cantidades de datos, su función consiste en analizarlos y de esta forma, permite una mayor rapidez y cumplimiento a los determinados procesos que se le asignan.

Características del lenguaje ABAP

  • Por lo general, no es un lenguaje difícil.
  • Puede ser programado para cumplir objetivos.
  • Es dirigido por eventos.
  • Y puede ser preparado para usos multilenguaje.
  • Este lenguaje posee características muy definidas como: permite declarar datos, a si mismo, elementos de control, permite acceso a la base de datos y a su vez, elementos operativos.

¿Para qué sirve SAP?

Este es un sistema informático (SAP) que se utiliza para proporcionar información. Se basa en datos y analizando todas las informaciones procesadas. Es capaz de tomar decisiones usando como base las informaciones procesadas.

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¿Qué sectores lo usan?

Es una lista muy amplia, debido al actual crecimiento y la demanda de este software (SAP). Al ser su uso muy común en la actualidad en sectores públicos y privados, sería necesario más de un post para explicarte a detalle sus funciones por industria. Es por eso por lo que, mencionaré los usos más innovadores e importantes con relación al software informático SAP.

  • Gas petróleo
  • Materias primas, minería y agricultura
  • Metalúrgica
  • Química
  • Farmacéutico
  • Material de construcción, arcilla y vidrio.
  • Construcciones pesadas
  • Servicios
  • Consultorías de software
  • Sector público, etc.

Ventajas y desventajas de SAP

SAP Software

Entre sus ventajas y desventajas podría mencionar los siguientes:

Simplicidad: una ventaja que destaca es el fácil manejo del software. Como es un sistema informático que no necesita muchos conocimientos técnicos, ayuda al empleado a familiarizarse con el uso de este.

Flexibilidad:  otra ventaja que ofrece este sistema SAP es la creación de reglas, con el fin de detectar fallos y errores.

Actualización constante: una ventaja y a su vez desventaja es la constante actualización del sistema. Es una forma innovadora de mantener el software al día, pero a su vez, puede ser costoso para pequeñas empresas.

Altos costes: como antes se ha mencionado, debido a su constante actualización, esto puede generar costes adicionales, no obstante, para su implementación, deben comprarse el software y el hardware. Además de esto, capacitar a un empleado o contratar a alguien capacitado para su manejo.