Los mejores Software de gestión documental

Software gestión documental

En la era de la informática y la automatización, los sistemas de gestión documental se encuentran ganando terreno dentro de las empresas, gracias a todas las ventajas que pueden ofrecer y que garantizan mayor eficiencia y eficacia en las actividades que se desarrollan dentro de las organizaciones.

En Software Gestión somos especialistas en analizar este tipo de programas así que a continuación te damos una guía para que puedas elegir el software para gestión de documentos que mejor se adapta a tus necesidades.

Sistema de gestión documental, ventajas y características de usar un software

A través de este software se puede mantener mayor control de la información que ingresa o es generada dentro de las empresas, la cual crece a pasos agigantados dejando obsoletos a los antiguos sistemas, los que además también carecen de muchas herramientas requeridas por la nueva tecnología y forma de trabajo.

En el mercado son ofertados este tipo de servicios, dando alternativas a los usuarios de escoger el que mejor se adapte a las necesidades de su organización.

🤔 ¿Sabes qué es un software ERP?

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Software gestión documental gratis

Son aquellos sistemas tecnológicos o informáticos cuyo objetivo es la administración, almacenamiento y el control de entrada y salida de documentos e imágenes digitales dentro de una empresa, así como recuperación de la información perdida y eliminación de la que ya no sirve.

Esta información está disponible para que fácilmente los empleados autorizados le revisen cuando lo deseen, quienes accediendo desde un punto central, pueden de manera simultánea examinar el mismo documento en dispositivos diferentes sin que esto genere problema alguno.

Por lo general los datos almacenados en este sistema es información de diferentes tipos, especialmente si es cultural, técnica o científica, diferenciándolos de las otras herramientas disponibles en el mercado porque no se limitan a información administrativa.

Los expertos advierten la necesidad de saber diferenciar los sistemas, porque aunque los objetivos sean muy parecidos, las funciones no son las mismas generando problemas de implantación e ineficacia en el trabajo de la gestión de registros.

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También es muy importante conocer la necesidad de almacenamiento de la empresa para adquirir el software que se adapte perfectamente y no genere problemas informáticos.

Algunos errores frecuentes son:

❌ Comprar un software que tiene demasiadas funciones, lo que provoca una curva de aprendizaje demasiado larga.

❌ Que el gestor de estos no se integre en el sistema de trabajo interno, por lo que los usuarios no van a usarlo como una herramienta más y al final no cumplirá su función.

❌ Tratar de usar un software de gestión documental cuando lo que se necesita es otra cosa. Un servicio de respaldo o de almacenamiento (mucha gente confunde para qué sirve cada cosa)

Ventajas de utilizar un software específico para gestionarlos

Esta herramienta ofrece múltiples ventajas que agilizará el trabajo dentro de las organizaciones entre ellas:

La digitalización de documentos

Software libre para gestión de documentos

  • Que permite el ahorro de gastos en material de archivo, espacio físico y fotocopias para su distribución.
  • Ahorro de tiempo eliminando la tediosa búsqueda de elementos en archivos, facilitando el acceso y consulta a los mismos. Evita también la pérdida de los estos, ya que pueden ser convertidos a otros formatos si fuera necesario.
  • Aunque puede ser impreso en cualquier lugar, su digitalización preserva el documento de daños físicos y si estos existiesen las imágenes pueden ser mejoradas o arregladas.
  • Varios usuarios pueden acceder de manera simultánea al documento.
  • Garantiza mayor seguridad al permitir que solo personas autorizadas puedan acceder al documento a través de una clave.
  • Permiten insertarse a cualquier documento electrónico. Así que pueden ser compartidos o enviados usando correos electrónicos, redes sociales o cualquier otra plataforma.
  • Los que ya son obsoletos pueden ser eliminados fácilmente.

La localización de archivos y recursos centralizada

Mejores software de gestión de documentos

Garantizará el acceso a ellos de manera más eficaz.

Toda la información que genere la empresa será centralizada y archivada diariamente. Solamente los empleados autorizados tendrán acceso a estos.

La Colaboración y archivos compartidos

Mejores software de gestión de documentos

Ayuda a acceder a los archivos desde cualquier dispositivo en cualquier parte.
Evita gastos innecesarios en equipos físicos. Ofrece mayor seguridad a los documentos y evita las pérdidas.

Varios usuarios pueden revisar un documento al mismo tiempo.
Los cambios que se realicen a la documentación se registrarán de manera automática. Asegurará la recuperación de los archivos en caso de pérdida.

El Control de versiones y copias de seguridad

Programa de gestión de documentos

Es otra de las ventajas gracias a que asegura el uso de comentarios para mayor comprensión de los usuarios.

Mayor seguridad a través de la opción de bloqueo para evitar la realización de cambios a ciertos archivos.

Recuperar archivos y cambios erróneos

La reversión de los cambios hechos a cualquier documento. Recuperar los documentos que fueron eliminados accidentalmente.

Registro de fecha y usuarios que accedieron a ellos y realizaron revisiones, bloqueos, comentarios, eliminación, entre otros.
Los administradores del sistema o líderes asignarán los permisos para el acceso de los mismos.

Gestores documentales gratuitos de código abierto

Este tipo de Software permite a las pequeñas organizaciones que no generan grandes sumas de dinero, poder gozar de las ventajas que ofrece la gestión documental profesional.

Los archivos son almacenados en la nube y muchas empresas los prefieren porque les permite un mayor control sobre su crecimiento de almacenaje, instalación y actualización de nuevas aplicaciones y reducción considerable en los costes, además estos programas son tecnológicamente compatible con la mayoría de los dispositivos.

Comparativa de sistemas de Managment documental

Los mejores software de gestión documental

Aquí te mostramos los sistemas de gestión documental más usados. En pocas palabras te damos los datos más relevantes para que puedas sondear qué herramienta cumple con las funciones que necesitas.

Existen varias opciones de gestores documentales gratuitos de código abierto disponibles para las pequeñas empresas, entre ellos destacan:

Nuxeo

Nuxeo gestión de documentos

Esta herramienta lleva el nombre de la empresa que se encargó de desarrollarla

Sus bajo precio no es impedimento para todas las funciones que ofrece que le colocan a igual nivel que otros software ofrecidos por las organizaciones de informática más importantes del mundo, entre ellos:

  1. Archivar
  2. Editar
  3. Gestionar
  4. Compartir
  5. Hacer backups

La utilización de este programa no obliga al usuario a mantener un contrato de por vida ni escalar por licencias.

Precio: Nuxeo Cobra por aplicación, su precio puede estar entre los 12.000 y 15.000 euros -Soportes en varios idiomas.

Tipo de soporte: Soporte de multiplataforma y soporte de clustering.

Funciones básicas:

-Gestión de documentos, contenido web, imágenes y registro.
-Publicación integrada.
-Flujo de trabajo.
-Servidores descentralizados.
-Integración con terceros.

🔍 Las características más destacadas de Nuxeo son:

  • Fácil de usar.
  • Posee espacios compartidos y personales.
  • Software de documentación de red.
  • Workflow sencillo y sistema de Drag and drop.
  • Pre-visualización Online.
  • Edición multimedia.
  • Funciona sobre Linux, Windows y Mac OS X

👍 Pros de Nuxeo:

  • Permite añadir comentarios explicativos a los procesos y archivos sin tener que modificarlos.
  • Inclusión del correo electrónico asegurando la correcta captura, clasificación y distribución de la información.
  • Los usuarios pueden interactuar entre sí, revisandolos, entablando discusiones, compartiendo ideas, entre otros, sin necesidad de estar en el mismo espacio físico.
  • Los clientes pueden tener acceso permanente, remoto, de manera segura y solo de lectura a estos, sin importar si no tiene una conexión de red disponible. Esto es posible gracias a la función de cliente en línea.
  • Estos resultan importados con la utilización de formularios.
  • Sin importar que tipo de documento sea, estos pueden ser arrastrados desde un ordenador y pegados en Nuxeo con la utilización del ratón, haciendo más fácil el trabajo para quienes deben usar fuentes diferentes.
  • Los elementos son archivados más eficazmente, permitiendo el ahorro de tiempo, estos son ser almacenados utilizando Microsoft Office u OpenOffice.
  • Visión preliminar del documento. Historial de acciones relacionadas con el contenido.
  • Bloqueo de registros, seguridad de los documentos y cuadros de mando.
  • Configuración de tareas sencillas o por etapas a través de los flujos de trabajo.
  • Relación de contenidos, correcta distribución de la información y acceso constante al contenido lo que supone un gran ahorro de tiempo.
  • Manipulación y cambios de los mismos utilizando Microsoft Office.
  • Compartir contenido en la web y establecimiento de ciclo de vida de los documentos.

👎 Contras de Nuxeo:

  • Hay que configurar los parámetros de capacidad de almacenamiento de los archivos, en la función Drag&Drop, para evitar problemas al realizar la subida, como el cierre de la sesión antes del tiempo interrumpiendo la carga.
  • Al usar Internet si se usan varias pestañas al mismo tiempo sin importar cuál sea el navegador, el único trabajo que se guardará será el que se realice en la última abierta.
  • Muchos parámetros de configuración deben ser hechos a mano.

Open Km

Sistema de gestión documental

Desarrollado en Java, al igual que otros software fue creado para gestionar documentos e información de las organizaciones y funciona en los sistemas Windows, Linux, entre otros.
Esta herramienta se encuentra disponible en 3 versiones que pueden ser adquiridas por los usuarios de acuerdo a sus necesidades.

Precio: El precio va a depender del número de usuarios, tamaño del repositorio y número de archivos.

La empresa no especifica el coste por usuario.

Soporte: Proporciona apoyo técnico, parches, actualizaciones del software y herramientas para gestionar.

Funciones básicas

-Catalogación automática.
-Captura automática de metadatos.
-OCR.
-Módulos.
-Previsualización Avanzada.
-Control de versiones.
-Auditoría.
-Lectura de códigos de barra.
-Webservices.
-Redes.
-Integraciones.
-OMR.

🔍 Características de Open KM:

  • Fácil de utilizar y compatible con sistemas operativos Mac OS, Linux, Solaris y Windows. Puede ser utilizado desde los navegadores Firefox, Explorer, Chrome y Safari.
  • Disponible en más de 35 idiomas. Sistema de multiempresas.
  • Totalmente automatizado. Canales de información disponibles según las necesidades del cliente.
  • Utiliza los servicios de suscripción.
  • Archivo de correos electrónicos.
  • Identificación y clasificación de palabras clave, metadatos, información, categorías.
  • Utilización de JBOSS para garantizar el correcto flujo de trabajo.
  • Permite la carga masiva de archivos ZIP.
  • Antivirus que analiza cada documento subido.
  • Interacción entre los usuarios, permitiendo la realización de foros, discusiones, entre otros.
  • Utilización de filtros de búsqueda básicos y avanzados y programación de tareas.

👍 Pros de Open KM:

  • Auditoria e interacción y colaboración entre los usuarios.
  • Administración de documentos, imágenes, contenidos y registros. (Eliminación de estos, edición y desbloqueo).
  • Base de datos con registro detallado de todas las operaciones además de soporte para varias bases de datos.
  • Visualización de los perfiles de usuario con la pertinente identificación de cada uno de ellos.
  • Cada usuario tiene papelera de reciclaje y archivos personales, convertidor de texto a audio, chat…
  • Programación de tareas sencillas e inteligentes.
  • Controla todos los permisos de los usuarios para la utilización de carpetas y registros.

👎 Contras:

  • El sistema puede ser formateado en algunos casos, en ese momento es necesario realizar algunas modificaciones para evitar el reseteo al iniciar las actividades.
  • Los gestores documentales gratuitos pueden presentar más errores que otro software propio.
  • Apenas tiene respaldo de las importantes empresas que lo desarrollan.
  • No ofrece soporte técnico para solucionar los problemas.
  • Tampoco tiene garantías de continuidad en el tiempo.

Alfresco

Control documental

Este sistema de administración de contenidos también fue desarrollado en Java, funciona en los sistemas operativos Windows, Unix Solaris y ciertas versiones de Linux.

Se pueden encontrar tres versiones de este sistema para gestiones:

El primero es el programa de software libre, que posee código abierto, licencia LGPL y estándares abiertos, este es conocido como Alfresco Community Edition.

La segunda modalidad también se distribuye con licencia de código abierto y estándares abiertos, pero ofrece la variante de soporte comercial y propietario a escala empresarial. Este sistema es llamado Alfresco Enterprise Edition.

La última versión es la más avanzada y se llama Alfresco Cloud Edition, fue creada para aquellos usuarios que requieren de mayor rendimiento en sus actividades, por lo tanto el servicio es más completo. Esta variante se ofrece como servicio de Alfresco o Saas.

Precio: Alfresco Cobra por CPU.

Soporte: Soporte de varios idiomas. Soporte multiplataforma que comprenden Windows, GNU/Linux y Solaris y soporte de clustering.

Funciones básicas

-Gestión de los archivos, contenidos web, imágenes y registros.
-Versionado de repositorio.
-Flujo de trabajo.
-Servidores descentralizados.
-Integración con terceros.
-Flujo de trabajo.
-Búsqueda en Lucene.
-Acceso a repositorios vía CIFS/SMB, FTP y WebDAV.
-Publicación integrada.

🔍 Caracteristicas de Alfresco:

  • Servicio de registros y archivo virtual. Auditoría de versiones de los mismos.
  • Código abierto y servidores descentralizados. Se puede acceder al contenido utilizando una interfaz corporativa.
  • No necesita instalación se accede desde un navegador. Fácil de usar. Puede ser navegado en Internet Explorer y Mozilla Firefox.
  • Los metadatos son extraídos y categorizados de manera automática.
  • Drag and Drop.
  • Servicios de contenido web. Archivo de imágenes.
  • Identificación de usuarios.
  • Arquitectura robusta y abierta. Permite la creación de flujos de trabajo.
  • Asistencia de ciclo de vida transparente.
  • Seguridad en la utilización del documento.
  • El cobro es anual y no por usuario.

👍 Pros de Alfresco:

  • Interface sencilla y ordenada: reduce los costes de materiales y tiempo y otorga mayor seguridad para cualqueir documento.
  • Ejecución rápida y eficiente: actualizaciones continúas con mejoras y creaciones de nuevas herramientas.
  • En toda Internet se encuentran fácilmente foros, soportes y soluciones.
  • Alfresco posee una versión gratuita llamada Alfresco Community.
  • El precio de la licencia es muy bajo en comparación con otros gestores.
  • La versión de Alfresco One incluye un espacio en la nube.

👎 Contras de Alfresco:

  • Para poder gozar de todos los beneficios del sistema se debe estar dispuesto a invertir: Solo las medianas y grandes empresas pueden obtener la licencia de pago de Alfresco.
  • La implementación del mismo puede quedar incorrecta si el proveedor que la realiza no es todo un experto en el sistema.
  • Al igual que otros sistemas de códigos abiertos, Alfresco se presta para que expertos en informática malintencionados descubran todas sus debilidades.
  • Se requiere de personal calificado para realizar ajustes a las necesidades específicas de cada empresa debido a la complejidad de esta tarea.
  • Mucha de la documentación y propaganda de Alfresco está en inglés limitando a las personas que no dominan este idioma.

Athento

Gestión documental para empresas

Athento fue creada en Python, es una aplicación web con la capacidad de soportar entornos Cloud.

Puede realizar diversas tareas referentes al managment documental, como extracción de información, clasificación, gestiones de manera automática a través de la web, entre otros.

Con una sola suscripción las empresas pueden acceder a los dos módulos del sistema, que según sus creadores, ofrece todas las funciones de un “potente sistema de gestión”, que incluye tareas de captura, así como la posibilidad de ampliar las opciones según sean las necesidades del cliente.

El cliente solo pagará una suscripción y gozará de todos los beneficios del módulo.

Precio: El precio es por suscripción y puede variar dependiendo de los planes contratados.
Estos pueden ir desde 79 euros a 7799 euros, mensuales.

Soporte: Para Machine Learning. Y el soporte para Natural Language Prcessing.

Funciones básicas

-Análisis de la estructura del documento, imagen y texto.
-Clasificación de páginas.
-Extracción de datos.
-Importación de datos.
-Exportación de datos.
-Gestión de todo documento.
-Inteligencia.

🔍 Características de Athento

  • Ofrece más de 100 formas de análisis de cualquier documento.
  • Utiliza por defecto el motor OCR Tesseract. Aunque puede adaptarse a otros motores OCR, OMR o ICR, entre ellos Abby OCR SDK, OpenText, RecoStar.
  • Las características de los documentos pueden ser analizadas como por ejemplo: tablas, colores más resaltantes, blancos, logotipos, histogramas, OCR, HOCR, entre otros.
  • Clasifica de manera automática cada documento.
  • Importación y exportación de datos. Extracción de datos de tablas. Y función de importación masiva de todos.
  • Editor visual de OCR Zonal:  Análisis de imágenes que contienen texto.
  • Validación de datos, clasificación de páginas y soporte para Machine Learning.
  • Identificación de barras y códigos QR.
  • Sincronizar con Dropbox.
  • Servicios de Carpetas monitorizadas.
  • Función de Web Services y carga de documento a través de email.Función de enlace con otros softwar ECM, entre ellos OpenText, Sharepoint, Nuxeo y Alfresco.
  • Identificación de documento por autoetiquetado.
  • Exportaciones masivas, por email, FTP, SFTP, formatos CSV, PDF, XLS, JSON, XML.
  • Auditoría de versiones, identificación de usuarios alojamiento en la nube y facturación electrónica.

👍 Pros de Athento:

  • Entrada automática de los metadatos. Identificación y guardado de los procesos y documentos en cualquier formato digital de manera automática.
  • Disminución del tiempo y las tareas hechas por los trabajadores. Dirige los documentos a las personas correspondientes a través del flujo de trabajo.
  • Extrae información de los documentos y los envía a otros sistemas como SAP,
  • Open Bravo, Navision, Open ERP.
  • Ahorro en hardware y personal técnico.
  • Aumenta el valor de otras aplicaciones como Alfresco, Knowledgetree, Nuxeo o Documentum.
  • Ahorro en material de oficina y espacio para un archivo físico.
  • Configuración fácil de los flujos de trabajo y facturación electrónica.

👎 Contras de Athento:

  • Costos altos de suscripción.
  • Necesidad de conexión a Internet.

OpenProdoc

Gestor de documentos gratis

Otro software para gestiones de documentos que se encuentran en el mercado es OpenProdoc, que al igual que todos los demás se encarga de realizar distintas gestiones relacionadas a la documentación de las empresas.

Este sistema es gratuito, lo que permite a las organizaciones acceder a su código fuerte y adaptar las herramientas acorde a las necesidades que se tengan.

Ofrece una versión portátil y accesible que permite operar desde distintos dispositivos y varios usuarios al mismo tiempo. No es necesario instalar la aplicación.

Los usuarios que posean una base de datos también pueden elegir la versión Cliente Swing, mientras que la variante web además de la base de datos, debe ser instalada en un servidor de aplicaciones.

Precio: El uso de sus licencias es gratuito, pero se deben cancelar las licencias de otros productos asociados, como por ejemplo almacenamiento, servicios, entre otros.

Soporte: No existe soporte in situ, pero se puede conseguir información en la página de incidencias. Almacenamiento y recuperación de expedientes y documentos.

Funciones básicas

-Gestión de versiones, metadatos, usuarios, múltiples tesauros, referencias bibliográficas, creación de informes personalizados.
-Seguridad en control de acceso.
-Programación de tareas y eventos.
-Búsquedas por términos de palabras y contenidos.
-Administración delegada.

🔍 Características de OpenProdoc

  • Es gratuito y de código abierto. Funciona sin instalación y se puede navegar en Linux, Windows y Mac.
  • Varios usuarios pueden estar conectados al mismo tiempo.
  • Ofrece función de tesauros disponibles en idiomas variados y diccionarios para ser usados en las tareas que tienen que ver con los documentos.
  • Referencias bibliográficas en el formato estándar RIS y generación de informes de los documentos tratados.
  • Publicación abierta de varios documentos, también permite mover carpetas, documentos y árboles.
  • Exportación e importación de documentos desde el cliente y sincronización del software con una carpeta de disco local. Incluso crea versiones de los documentos y comparte documentos entre varios usuarios.
  • Asignación de metadatos antes de almacenar los documentos.
  • Define los documentos para cada proyecto. Echa un vistazo: Software para gestión de proyectos

👍 Pros de OpenProdoc :

  • Es de uso gratuito y código abierto.
  • Funciona sin instalación. Puede correr en ordenadores de menos de 1G de memoria.
  • Ofrece mayor seguridad para los documentos: Estructuración de la información, descripción de los documentos y control de versiones.
  • Protección del trabajo de quienes usen un mismo documento a la vez.
  • Integridad de los metadatos.
  • Rendimiento y escalabilidad.
  • Importación y exportación de Tesauros.

👎 Contras:

  • Deficiencia en los servicios de soportes.
  • Lagunas de garantías.
  • Puede presentar deficiencia en la escalabilidad si necesitamos algo muy específico y rapidez.
  • Podría presentar lagunas de coordinación con los archivos.

 

Mejores programas de gestor de documentos

Características imprescindibles de un software de gestión documental

Flexibilidad: Esto permitirá a los usuarios adaptar el software de manera sencilla y rápida a las necesidades de la empresa presentes y a futuro, garantizando la fluidez del trabajo.

Acceso y uso fácil: Es necesario que estos programas permitan simplificar las tareas diarias realizadas en una organización referente al uso y manejo de los documentos digitales.

Por lo tanto no puede ser algo complicado que quite tiempo a los trabajadores para aprender a manejarlo.

Buscador de archivos potente: Es necesario que los sistemas de gestión de documentos garanticen la fácil búsqueda de los archivos y permitan lograr mayor eficacia en el trabajo de los usuarios.

Flujo de trabajo fluido: Este tipo de software debe permitir mejorar la eficiencia y eficacia en las empresas a través de la organización de los documentos, permitiendo mayor control en cada área de trabajo, como por ejemplo: uso, transferencia, custodia o destrucción de los archivos.

Avisos, recordatorios, alarmas: Esta función permitirá a los usuarios recordar cuando una actividad o tarea se acerca a su fecha de vencimiento ya sea una póliza, licencia, entre otros.

Seguridad y backups: Todo programa de gestión maneja gran cantidad de información importante, como por ejemplo facturación o datos personales, por eso deben garantizar que nadie no autorizado accederá a los mismos. Igualmente se requiere constantemente realizar copias de seguridad en caso de pérdida de información.

Integración con terceros: Debe ser capaz de enlazar las actividades del software con otros programas básicos como Microsoft Office, Outlook y Exchange para facilitar las tareas.

Control de versión de los archivos: Esta función garantizará el control de los usuarios, así como la fecha y la hora cuando se realizaron cambios en los documentos, igualmente garantizará una copia de seguridad para revertir fácilmente cualquier modificación a la anterior en caso de ser necesario.

Marcar fecha de vencimiento: A través de esta herramienta se puede asignar a los documentos fechas de caducidad que indiquen cuando debe ser eliminado. También sirve para generar una alarma que avise la necesidad de renovar una póliza, licencia, entre otros contratos.