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Software de Gestión

Software de gestión de facturas: Programas de facturación para Pymes y autónomos

Programa de gestión de facturas

¿Cómo encontrar el mejor programa de facturación?

Programa de gestión de facturas, facturación o contabilidad es una herramienta fundamental en toda actividad económica. No obstante, es probable que surja la pregunta ¿qué es eso de facturar?, pues bien, la facturación es una obligación legal, y atención con esto porque como ley si no se cumple se va a la cárcel, que tienen las empresas y los autónomos ante la prestación de sus servicios o venta de bienes. Hay supuestos aún más específicos, pero antes de correr en búsqueda de un abogado, está la opción de acudir la tecnología.

Las aplicaciones y programas especializados no han tardado en hacernos la vida más fácil, para ello se han desarrollado programas e instrumentos electrónicos que organizan, documentan y controlan todo lo relacionado con la emisión y recepción de facturas, asociadas a la actividad que se despliegue.

Un buen programa de gestión no sólo está llamado a evitar problemas legales de índole tributaria, sino que también tiene como misión organizar, y por tanto hacer más simple, la productiva de la actividad comercial o profesional que se realice.

No obstante, no basta con acudir al primer programa que nos aparezca en la barra de Google con el anuncio de “el mejor programa de facturación gratis”. El programa que se elija debe estar estrechamente vinculado con las necesidades de la empresa o del autónomo que lo requiera.

Características de un buen programa de facturación y presupuestos

Programa de facturación

Si bien todo programa para facturación gratuito o de pago, o incluso de control de presupuestos debe intentar adecuarse a la necesidad de la empresa o profesional, existen características mínimas que deben ser evaluadas, antes de tomar la decisión de poner en manos de un programa la contabilidad de nuestro proyecto comercial. Las siguientes son características mínimas o fundamentales que todos los de este tipo debe presentar:

Sencillez de uso

Puede que estemos ante un programa milagroso, capaz de transformar nuestras ideas en planes y proyectos tangibles, tomar la mejor decisión contable, atender proveedores, hacer helados de frambuesa, pero si su interfaz está en sánscrito, con un poco de jeroglíficos egipcios, estaremos montados sobre un Ferrari sin llantas.

Un buen programa para hacerlas debe ser de fácil entendimiento y uso, al punto de que hasta un adulto pueda entenderlo y manejarlo.

Facturación online gratis

En la era del Internet, pocas cosas están más seguras que en la nube. Un disco duro dañado, una memoria quemada, un disco estriado es capaz de arruinar la contabilidad de una empresa, los sueños de un profesional e incluso la libertad de una persona.

Por ello, todo programa de contabilidad debe ofrecer la posibilidad de funcionar online y sincronizar el contenido con la nube, por dos motivos muy simples:

Absoluta movilidad de revisar la contabilidad dónde y cuando quieras.
La seguridad que sólo puede ofrecerte un documento guardado en la nube.

Programas para hacer facturas gratis

Usualmente el leer la palabra “gratis” en un software, suele generar ese escalofrío y tendencia a decir: “esto no va a funcionar”, sin embargo, existen programas para facturación para autónomos y empresas que a pesar de ser gratuitos, ofrecen un buen servicio.

Nuevamente, antes de tomar la decisión de elegir uno u otro, se hace necesario evaluar previamente si éste se ajusta a las necesidades de la empresa o autónomo que pretenda usarlo.

Centrado en Pymes o en Autónomos

Si bien las obligaciones de facturar y llevar una contabilidad son generales para empresas y autónomos, no es menos cierto que las empresas pequeñas y medianas (pymes) y los autónomos van a tener necesidades diferentes.

No es sólo cuestión de volumen o tamaño, en este caso se debe señalar que si bien pueden concurrir la necesidades de unos y otros, las finalidades de un autónomo y de una pyme puede ser diametralmente diferentes, por ello no es recomendable un programa genérico para facturación de uno u otro. Para ello, el usuario debe conocer a fondo las funciones y finalidad de su actividad.

Programa de contabilidad gratis

Software de contabilidad ¿Necesito uno?

Como ya se indicó, es una obligación legal que toda empresa y autónomo emita factura, y en el caso de la Pymes también deben llevar un sistema de contabilidad.

Partiendo de esta premisa, el software de contabilidad es una opción para facilitar el trabajo. Por lo que la respuesta a si se necesita un programa de contabilidad es un sí opcional, con el agrado que toda herramienta que facilite las funciones de la actividad económica siempre se traducirá en menos burocracia, menos horas de hombre de esfuerzo y por tanto mayores rendimientos económicos.

Usar un programa de contabilidad para Pymes

Las Pymes no pueden existir sin una contabilidad, en tal sentido, la opción de adoptar un software para contabilidad ofrece las siguientes ventajas y desventajas:

Ventajas

  • Disminución en los errores humanos. Una persona está sometida a una probabilidad de error mucho mayor que cualquier programa.
  • Rapidez y certeza en la búsqueda de información. Un programa ajustado a los procesos de la empresa, ofrece rapidez en la búsqueda de datos y certeza en la información arrojada.
  • Informes automáticos. Un tema recurrente en la contabilidad manual es la burocracia y lentitud en la realización de informes. Con uno especializado esto es cosa del pasado, pues con sólo un clic se puede obtener un informe detallado de cada uno de los procesos contables de la empresa. Además, si se cuenta con uno debidamente funcional, y la contabilidad está al día, la información obtenida en los informes será totalmente confiable.
  • Obtención física inmediata. El más adecuado está en la capacidad de imprimir la documentación que le sea requerida, tales como facturas, estados de clientes, estados de ingresos y/o egresos, etc.
  • Economía productiva. Con un software adecuado se requiere menos personal de contabilidad, pues la mayoría de las actividades están centralizadas en el propio sistema, a menor personal, menores costos y pasivos laborales.

Desventajas

  • Fraude electrónico. Como todo sistema, un software para facturación está sometida al dolo o negligencia humana que pueda alterar entradas y datos de programación.
  • Errores por datos mal cargados. La carga de entradas de manera errónea generará datos y respuestas erróneas.
  • Capacitación. Aunque el programa sea sencillo e intuitivo, se requiere la capacitación del personal que usará el programa de gestión que se escoja, lo cual puede estar asociado a gastas de preparación e inversión en horas hombre.

Programa de facturas y presupuestos

Gestionar facturas si eres autónomo

Igualmente es una obligación para los autónomos emitirlas por sus servicios prestados, o para la venta de bienes asociados a su actividad. El acudir a un software para gestión de contabilidad y facturación ofrece para este gremio las siguientes ventajas y desventajas:

  • Ventaja:
  1. Organización y rapidez. Un programa de facturación le permite al autónomo una total organización de sus actividades, así como rapidez a la hora de realizar presupuestos.
  2. Realiza de forma automática los modelos de Impuesto al Valor Añadido (IVA), así como el Impuesto Sobre la Renta de las personas Físicas (IRPF).
  3. Informes automáticos. Con un clic, el autónomo puede conocer el detalle de sus actividades económicas.
  4. Ahorro de horas de trabajo. Con el más adecuado, el autónomo puede dedicar mayor tiempo en su actividad habitual, dejando al sistema la clasificación del documento y elaboración de informes contables.
  • Desventajas
  1. Disciplina por parte del autónomo: como todo programa, el de facturación requiere que el usuario cargue la información necesaria para su funcionamiento.
  2. Capacitación. A pesar de su sencillez, el uso de un software nuevo requiere cierta capacitación, o al menos la inversión de horas de esfuerzo para lograr utilizarlo a plenitud.

Programas de facturas para Pymes y autónomos

Una vez evaluada la utilidad y necesidad de un software sobre facturación y contabilidad, pasemos a darte la lista de Los mejores programas de facturación:

NOTA: Esta lista ha sido elaborada tras buscar y probar diferentes programas para hacerlas. No hemos recibido ningún tipo de comisión por mostrar ninguno de ellos.

Express invoice

Programa de hacer facturas

Se presenta como un programa especializado en gestionar la facturas, enfocado en las pequeñas empresas. Su versión más reciente es desarrollada por NCH Software.

Este tiene un coste de 69,95 dólares en su versión prime y de 59,95 dólares en su versión básica, con licencia de por vida. Igualmente ofrece una versión gratuita para para usuarios en casa o para empresas con menos de 5 miembros en el personal.

Características

  1. Una veloz respuesta en la realización de pedidos, cotizaciones y facturas.
  2. Permite personalizar las facturas con logos, encabezados, notas, numeración y muchas otras características.
  3. Las convierte en formato PDF para su envío.
  4. Permite que estas se envíen directamente desde la aplicación, por correo electrónico o fax.
  5. Permite la realización de documentos frecuentes.
  6. Permite enviar estados de cuenta a clientes con retrasos en sus pagos.
  7. Compatible con sistemas cuyas bases imponibles tienen características especiales (p. ej., Canadá).
  8. Permite la facturación de varias empresas, el acceso al sistema de varios miembros de una misma organización, así como el acceso a través de dispositivos móviles.
  9. Posee una aplicación para la sincronización del sistema con los equipos en el hogar, tales como teléfono móvil, tablet o a cualquier dispositivo.
  10. Permite el uso sin línea, incluso para la emisión de cotizaciones o factura, así como crear informes de contabilidad y de inventario.

Factusol

Factusol programa facturas

Es un software para facturación y control de stock. Presenta actualizaciones anuales, siendo la más reciente la del año 2018 y es desarrollado por la empresa Software DELSOL.

El software en sí es gratuito, pero el servicio de Registro de Usuario (soporte) estándar tiene un costo de 165 Euros y colocación de información en la nube tienen un costo aproximado que va desde los 30 euros mensuales a los 500 euros mensuales, dependiendo del tamaño de la empresa.

Características

  1. Permite la conexión de varios usuarios y la administración de varias empresas.
  2. Posee múltiples funciones y niveles de almacenamiento.
  3. Funciona en una red local y tiene un sistema de control de acceso para usuarios.
  4. Su sistema de datos se basa en el MS-Access.
  5. Genera informes en PDF, además de contar con la opción de grabar los mismos en Excel y OpenOffice.
  6. Posee su propio corrector ortográfico de documentos.
  7. Permite enviar documentos por correo electrónico
  8. Realiza copias de seguridad desasistidas, además de dejar traza de documentos.
  9. Es compatible con 1kB CODE.
  10. Está adaptado a las leyes españolas

Debitoor

Debitoor programa de facturas

Es un software sobre gestión de facturas y contabilidad. Fue desarrollado en el año 2012 por la empresa debitoor-aps.

Su precio varía dependiendo del sistema que se escoja, cuyos costos varían de entre los 4 euros mensuales hasta los 24 euros mensuales.

Características:

  1. Realiza presupuestos y también los convierte en facturas.
  2. Envía albaranes con las entregas de productos (los albaranes son documentos que certifican la entrega de un producto o prestación de un servicio).
  3. Tiene un sistema de programación para envío de facturas recurrentes.
  4. Sistema de recordatorio de pagos pendientes o facturas vencidas.
  5. Permite la personalización de estas y hacerla en un idioma específico.

Ega Futura

Programa de facturas online

Este que es para gestión de facturas en la nube es gratuito de por vida, se configura en minutos y es muy fácil de usar.

Usado por más de 60.000 empresas lleva más de 10 años siendo el software  más popular entre las PyMes y los autónomos.

 Características (del sistema on line):

  1. Elaborar reportes y estadísticas, además de que su sistema operativo está hecho para adaptarse a las necesidades del usuario.
  2. Realiza flujos de trabajo y procesos de aprobación.
  3. Permite integrarse con otras aplicaciones, además de importar la información que le es requerida.

MGest

Programa de facturas sencillo

Se presenta como un software en gestión, TPV, contabilidad y producción. Fue desarrollado en el año 2003 y desde entonces ha presentado múltiples actualizaciones.

La versión online tiene un precio de entre 9.95 euros hasta 35.5 euros, aunque no precisa si es un pago mensual o anual. Por su parte, la versión para Windows tiene un coste de entre 102,50 euros hasta 564,00€, aunque tampoco precisa si este pago es mensual o anual.

Características

  1. Es un sistema intuitivo que permite trabajar en diferentes áreas a la vez.
  2. Permite controlar el inventario de salida y existencia de productos en tiempo real.
  3. Realiza un control de las facturas de compra y alerta sobre los cobros vencidos.
  4. El programa es personalizable a los requerimientos del usuario y multiplataforma.
  5. Se adapta al punto de venta y control de caja.
  6. Coloca en agenda los requerimientos del usuario y permite un control de uso de datos según usuario.

Factura Directa

Programa para hacer facturas

Es un software de facturación online. Está pensado para la facturación de autónomos y tiendas, con una interfaz sencilla e intuitiva. Tiene un coste que varía en función del número de contactos que se quieran afiliar, así como del número de productos a los cuales estará destinado, dicho precio va desde los 10 euros al mes hasta los 40 euros mensuales.

Características

  1. Permite el envío de facturas desde la propia plataforma del programa, además que calcula de forma directa las obligaciones tributarias.
  2. Está disponible en varios idiomas.
  3. Posee un sistema de numeración automático de facturas.
  4. Calcula impuestos con un clic.
  5. Asesor integrado en la plataforma.
  6. Puedes enlazar tus cuentas bancarias par gestionar toda tu contabilidad desde un mismo sitio.

Saca partido a tu programa para hacer facturas

Como puedes ver, un software de facturas y contabilidad ofrece tantas comodidades y ventajas como el usuario, autónomo o pyme, requiera para el ejercicio de sus funciones.

La comodidad de la tecnología permite olvidarse de engorrosos libros, discos de respaldo, inventarios y sistemas de recordatorio, con lo que la empresa o el empresario puede dedicarse de lleno a su actividad comercial.

No obstante, en caso de que después de todo lo visto aún dudes sobre la practicidad de llevar la contabilidad en libros o tablas de Excel, quien ejecute la arcaica tarea deberá intentar llevar un orden para evitar sanciones penales por parte de la justicia y probablemente la quiebra del proyecto por una mala contabilidad. Este orden debe consistir en una clasificación de:

Facturas emitidas

En esta clasificación se deben colocar los ingresos, reflejados en las facturas emitidas e incluidas en el libro de ingresos o en las emitidas. No obstante, no se trata de una clasificación al azar ni desordenada

Tendrás que llevar un libro de registro de las que están emitidas. Se trata de un listado de todas las emitidas, ordenadas cronológicamente, y en el que se tendra que reflejar aspectos como:

  • Fecha de emisión de la factura.
  • Número correlativo (sin saltos, omisiones o enmendadura).
  • Persona a favor de quien fue emitida.
  • El o los impuestos aplicables y el porcentaje del mismo.
  • Base imponible
  • La retención de Impuesto sobre la Renta, debidamente explicado.
  • Es de señalar que incluso en el software de facturación más básico vienen incorporadas estas funciones.

Facturas recibidas

En este apartado, se deben crear tres libros diferentes, pues no ocurre como con los ingresos que se agrupan en un mismo grupo. En este caso, será necesario tener tres libros, uno para cada tipo de gasto, bien sea por las facturas recibidas, los bienes de inversión y cualquier otro gasto.

Sólo con un adecuado registro de contabilidad (ingresos + gastos) será posible elaborar un balance objetivo que refleje el funcionamiento de la actividad económica a la cual se dedique la pyme o el autónomo.

Software de gestión de facturas: Programas de facturación para Pymes y autónomos
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