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Software de Gestión

Software de gestión de proyectos ¿Cuál es mejor para mi?

Gestión de proyectos

¿Qué debes valorar en las herramientas de gestión de proyectos?

La respuesta más fácil sería darte una lista de pautas para que analices si ese programa para gestionar proyectos es el que necesitas, pero primero, deberías profundizar un poco en las múltiples funciones que puede tener un software para la gestión en los proyectos para poder manejar todas las opciones con mayor conocimiento.

Software de gestión de proyectos OpenSource

En el ámbito de la programación, un software OpenSource o de código libre, está diseñado para que pueda ser cambiado o alterado sin las limitaciones de licencia que algunas compañías implementan para dificultar el acceso a sus códigos y para defender sus derechos de autor.

Un programa de código libre tiene infinidad de beneficios. En este caso, te traemos algunos creados especialmente para mejorar la efectividad y el desarrollo de la empresa. Por ejemplo para la gestión con flotas de vehículos.

Gantt PV: es una herramienta gratis encargada de planificar y darle seguimiento a los trabajos pendientes de tu empresa a través de diagramas de Gantt.

Este sistema fue desarrollado basándose en el trabajo de Henry Gantt a principios del siglo XX y consiste en presentar gráficamente el tiempo estimado para la realización de diferentes actividades.

ClockingIT: con esta herramienta podrás registrar y estimar el tiempo invertido en cada tarea.  Además, de ofrecerte la opción de administrar cada proceso o hito permitiéndote visualizar los realizados de las tareas y los detalles que faltan por cumplir.

Achievo: es un gestor poco conocido pero sumamente funcional. Se desarrolla en la web, es capaz de administrar cualquier proyecto con las actividades diarias estimadas en tu empresa, no posee condiciones en su uso y como si fuese poco, está disponible en más de 20 idiomas.

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Software de gestión de proyectos

Los programas que gestionan los proyecto nacen en la década de los 80 cuando la necesidad de administrar y conseguir un orden en las organizaciones se hizo indispensable. El mundo crecía y, con él, también lo hacían los procesos internos en las empresas.

Así que estas herramientas sirven  para  proyectar tus metas empresariales, establecer variantes, controlar los lapsos y presupuestos, dirigirlo, evaluar los recursos, el tiempo y los efectos de los objetivos planteados.

Las metodologías en gestión para los proyectos se aplicaron al desarrollo de programas informáticos que facilitaban aún más esta labor.

Ventajas de usar un software para gestionar proyectos PMI

Ahora que ya conoces los objetivos básicos de un programa para gestión, te presentamos varias ventajas de estas herramientas:

Planificar y seguir actividades

Máster en gestión de proyectos online

Planificas las metas que deseas con base en lo establecido por el PMI (Project Management Institute). De esta forma, abordarás las 10 áreas esenciales que este instituto sugiere para que se lleven a cabo de forma efectiva.

Una vez que el plan ya está establecido, las actividades incompletas estarán disponibles en todo momento para los diferentes colaboradores involucrados en él.

Todos tendrán dominio de las tareas pendientes y los avances diarios, siendo esto una oportunidad de aumentar la comunicación, y sobre todo, la productividad.

Controlar los gastos

Metodologías de gestión de proyectos

Con uno para la gestión en cada proyecto, controlas los gastos de tu empresa de una forma más efectiva. Todo lo que debes hacer es mantener un presupuesto inicial, datos reales de tu empresa y los costos que podría generar en el proceso.

Entonces, una vez que tienes toda esa información y las herramientas adecuadas, te predispones y preparas mejor frente a posibles riesgos y errores que se te pudieran presentar.

Comunicación fluida entre usuarios

Software de gestión de proyectos gratis

Un programa para gestionar proyectos te ofrece herramientas que facilitan la comunicación entre los miembros de tu organización, haciéndolos sentir cercanos y un verdadero equipo. Además podrás conocer mejor sus necesidades y atenderlas de forma más eficiente.

Gestión de tiempo y administración de tareas

Herramientas para gestionar proyectos

El control del tiempo y la administración de tareas es una oportunidad única que te brindan los que son de proyecto. No saber por dónde empezar o en dónde quedaron los trabajos pendientes, es una causa frecuente de retrasos y problemas a futuro.

Con un plan que jerarquice las actividades en función del tiempo o que organice todo por orden de entrega, aumenta la efectividad en el desarrollo del proyecto y disminuye el empleo de horas extras para culminarlo.

Un nuevo proyecto puede resultar fundamental en el éxito que deseas para tu compañía. Sin embargo, según Standish Group,  el 71% de los proyectos de sistemas en una empresa, fallan o se quedan muy lejos de los objetivos propuestos en un principio.

Entonces surge una pregunta clave, ¿cómo hacer para formar parte del exclusivo 29% restante? La respuesta, aunque requiera trabajo en la práctica, es sencilla en la teoría: debes establecer  objetivos claros y adquirir herramientas que te permitan organizar y cumplir cada meta especifica.

Comúnmente, muchos detalles son dejados a la memoria de los empleados y, como todos lo sabemos, los humanos no somos máquinas perfectas de almacenar información.

Lo queramos o no, siempre estamos expuestos a los errores. Por esta razón,  los software para proyecto pasan a ser una necesidad en las empresas determinadas a obtener resultados positivos.

Software para gestionar proyectos online

¿Qué tipos de software para la gestión de proyectos hay?

Las herramientas para gestionar algún proyecto son multifuncionales y ofrecen características casi infalibles para el orden de tu empresa.

En tan solo 5 pasos, son capaces de facilitarte el cumplimiento de todos los objetivos fijados al inicio de tu proyecto, pues cubren desde la iniciación, la planificación y la ejecución, hasta el cierre y el control, tomando en cuenta las posibilidades y necesidades de tu empresa.

Encontramos dos tipos de software en cuanto a las gestiones de proyecto:

Software multiequipo

Algo anticuado como sistema, pero aun vigente. Cada usuario debe instalarlo en su equipo. Sin duda, nos decantamos por las opciones en la nube, ya que cuentan con numerosas ventajas…

¿Por qué elegir un servicio de gestión en la nube?

Los utilizados en gestiones de procesos con la nube son una herramienta indispensable en la actualidad. Por ejemplo, gracias a la conexión a Internet, miles de empresas contratan personas que no podrían ir constantemente a una oficina.

Por esta razón, es necesario un instrumento que se adapte a la a los nuevos tiempos y ofrezca soluciones, incluso, a distancia.        

  • Siempre accesible y multisesión: todos, en algún momento, hemos experimentado las complicaciones que significa tener información almacenada en un computador.

Ese compañero que no pudo llegar a la reunión con la información el día que estaban los supervisores o el disco duro dañado, son motivos de los que ya no tienes por qué preocuparte.

Con el uso de la nube para almacenar y gestionar tu proyecto, podrás acceder a todos los documentos en cualquier momento y desde cualquier ordenador.

  • La mayoría, no necesita instalación: al ser completamente online, solo necesitas conexión a internet.
  • Copias y backups en la nube: en un ordenador, todo está expuesto a pérdidas. Hechos fortuitos como un error en la programación, un virus o el hijo de tu compañero que eliminó por error todo tu trabajo, dejan de ser una amenaza, porque con un respaldo en la nube tus proyectos siempre estarán protegidos a buen resguardo.

Los mejores software de gestión de proyectos del mercado

Redbooth

Programa para gestionar proyectos

Al ser una herramienta en la nube, es más accesible y segura, permitiendo su uso desde cualquier parte del mundo. Ofrece tutoriales muy cuidados para mejorar y favorecer su correcto uso

La ventaja principal de este es la técnica organizativa que  posee. Sus listas de tareas con tiempo específico, hacen más efectivo el desarrollo de tu proyecto.

Sin embargo, tiene algunas desventajas como su poca capacidad de almacenamiento, pues si tu plan es a largo plazo o muy    extenso podría saturar la nube.

Trello

Herramientas para gestión de proyectos gratuitas

Permite una comunicación fluida y simple en grandes grupos de colaboradores, además de imágenes y hasta listas adicionales en las principales pizarras. Su característica distintiva es, precisamente esa, pizarras de fácil manejo.

No importa si tu compañero de proyecto está en Australia y tú en España. Con su rápido desarrollo en la nube, Trello es una opción muy oportuna para equipos que deben trabajar en conjunto desde cualquier lugar el mundo.

TOP 🏆 RECOMENDADO

 

Project HQ

Programa para organizar proyectos

Tiene una base de batos independiente y una lista de tareas muy completa. Sus características principales pueden resumirse en la capacidad de manejar diferentes procesos al mismo tiempo y de hacerlo de forma simple.

Achievo

Gestión de proyectos online

A diferencia de otros programas de gestiones, Achievo ofrece diferentes versiones en alrededor de 20 idiomas diferentes para elegir y desarrollar tu proyecto.

Sin embargo, el mayor inconveniente que podrías encontrar con esta herramienta es que, a pesar de estar en la web, requiere que instales algunos componentes en tu ordenador y en las de tus colaboradores.

 

Ganttpv

Administración de proyectos online

Es una herramienta totalmente desarrollada en Java, lo cual facilita su uso en diferentes plataformas. Además, ofrece reportes en PDF o HTML y una versión gratis bastante completa.

Sin embargo sus propuestas para las listas de tareas y características añadidas no cumplen con los estándares necesarios para competir con otros grandes del mercado.

 

Wrike

Gestión de proyectos PMI

Ofrece cronologías y correos electrónicos para recordar constantemente las tareas más próximas en el proyecto.

También brinda diferentes formas de personalización, ofrece cadenas de dependencia de tareas para que ningún miembro del equipo falte en su labor.

Además, tiene un completo sistema para que los participantes del proyecto no invadan o confundan las tareas con otros integrantes. Su desventaja podría ser la dificultad que se presenta cuando es necesario incluir cambios de último minuto.

DaPulse

Software de administración de proyectos

Ofrece una opción sumamente necesaria en tu proyecto, pues da la opción de añadir columnas y una sección de preguntas y respuestas para la mejorar la comunicación entre todo tu equipo de trabajo.

También tiene tutoriales de uso y es intuitiva. Sin embargo su coste es un poco alto para lo que ofrece, además no es recomendada en proyectos de gran escala.

Asana

Asana gestión de proyectos

Desarrollada por ex-empleados de Facebook, es una herramienta muy ordenada que, durante un proyecto, permite la comunicación gratuita de equipos integrados hasta por 15 personas.

A partir de esa cantidad, la versión que corresponde es de pago. A pesar de su orden, establecer un proyecto, puede resultar complicado debido a la cantidad de múltiples opciones que ofrece.

Conclusión

Gestionar proyectos nunca había sido tan sencillo. Más allá de las tareas en sí, los equipos eran tradicionalmente estáticos. Difícilmente, un integrante podía faltar en lo físico, lo cual implicaba retrasos y trabajos incompletos.

La tecnología nos acerca. Y los desarrolladores de software, saben esto. Así que la variedad para hacer un proyecto de forma más efectiva, sin importar en cual país o ciudad esté determinada persona, es perfectamente plausible.

Pero no solo se trata de cercanía, sino también de un mejor empleo de los recursos, sobre todo, del más valioso: el tiempo.

Y tú, ¿aún dependes de programas engorrosos y de pesados registros en papel para gestionar los proyectos de tu empresa? Es el momento de agilizar tus procesos con cualquiera de estos software.

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